Incidents, convocations et procès-verbaux de vos copropriétés
Un cabinet gère des dizaines de copropriétés avec une équipe qui ne grandit pas au même rythme. Ce qui dévore la semaine, ce n'est pas le jugement professionnel — c'est pour ça qu'on vous paie — c'est tout le travail administratif autour.
Vous vous reconnaissez ?
Si deux de ces phrases se disent chez vous, ce processus vous coûte de l'argent chaque semaine.
- Les incidents arrivent par téléphone, WhatsApp et email, et aucun ne laisse de trace.
- Le même copropriétaire relance trois fois, parce que personne ne lui a dit où ça en est.
- Préparer une assemblée prend des jours : convocation, documents, et ensuite le procès-verbal.
- En saison d'assemblées, l'équipe ne fait plus que ça.
Comment on s'y prend
Une seule entrée pour les incidents
Quel que soit le canal, ils sont enregistrés, classés et affectés au bon prestataire — avec leur copropriété, leur date et leur historique.
Le copropriétaire sait où ça en est, sans appeler
Il reçoit l'état réel de son incident. L'équipe cesse de répondre trois fois la même chose et s'occupe de ce qui demande une décision.
Les assemblées se préparent presque seules
Convocation avec ses documents, et le procès-verbal rédigé à partir de ce qui s'est dit — pour que vous le relisiez au lieu de l'écrire de zéro à vingt-deux heures.
Le procès-verbal est relu, validé et signé par le syndic. Ce qui s'automatise, c'est le travail de rédaction — jamais la responsabilité professionnelle ni ce qu'exige la loi de 1965.
Un ordre de grandeur
3 h par procès-verbal × 45 assemblées en saison
= 135 h de rédaction sur un trimestre
Où on l'applique
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