Atelier gratuit

Des 1:1 qui se préparent tout seuls

Un 1:1 mal préparé ressemble à un bon moment : on parle, on s'écoute, on repart content. Trois semaines plus tard, personne ne sait dire ce qui avait été décidé. La cause n'est pas votre mémoire : c'est que vos réunions ne produisent rien qu'une machine puisse relire. Renversez l'ordre — d'abord la matière première, ensuite l'intelligence.

20 min de montage · puis 2 min avant chaque point

Gratuit · sans inscription · prompts inclus

Avant de commencer Réglez votre IA en 20 minutes

Comment on s'y prend

  1. Transcrivez tout, à partir de maintenant

    Sans exception : 1:1, réunions d'équipe, visio et présentiel. Ce qui n'est pas transcrit n'existera pas dans le contexte de votre travail. Et on ne regrette pas une information qu'on ignore avoir perdue.

  2. Séparez capter et comprendre

    Votre IA ne transcrit pas : elle ne rejoint aucun appel et n'écoute rien. Un outil capture, l'IA lit, range et exploite. Ne cherchez pas à faire faire les deux au même logiciel.

  3. Un dossier où tout tombe, en vrac

    C'est voulu : vous ne devez jamais décider à chaud où poser un compte-rendu. Le tri est le travail de l'agent, pas le vôtre. À côté, un dossier par personne et un dossier de suivi.

  4. Un agent qui range chaque soir

    C'est la pièce que tout le monde saute, et c'est elle qui fait vivre le reste. Ses règles vivent dans un fichier, pas dans le prompt : quand une règle change, vous éditez le document, jamais la tâche.

  5. Quatre statuts, dont un pour le doute

    Rangé, hors-scope, à router, doublon. Face à un cas ambigu, l'agent ne devine pas : il laisse le fichier où il est et vous le signale. Un mauvais rangement automatique coûte plus cher que dix arbitrages humains.

Les prompts, prêts à copier

Prompt 1 · l'agent qui range

À installer une seule fois, en tâche planifiée.

Crée une tâche planifiée « rangement des transcripts », chaque jour à 19h.

Tes règles vivent dans le fichier regles-transcripts.md à la racine du projet. Relis-le à chaque exécution : c'est lui qui fait foi, pas ces instructions.

À chaque run :
1. Liste les nouveaux fichiers du dossier transcripts/ et compare-les à l'index en bas de regles-transcripts.md. Ne traite que ce qui n'y figure pas encore.
2. Pour chacun, identifie de quoi il s'agit : un client (lequel), un projet interne (lequel), un 1:1 (avec qui), ou quelque chose qui n'a rien à faire ici. Sers-toi des participants, du titre et du contenu.
3. Renomme au format AAAA-MM-JJ-type-contrepartie.md, puis déplace dans le bon dossier.
4. Ajoute une ligne à l'index : date, titre, statut, destination. Statuts possibles : rangé, hors-scope, à-router, doublon. Ne supprime jamais une ligne existante.
5. Si tu hésites, ne déplace rien : statut à-router, et tu me le signales.
6. Si un fichier existe déjà pour la même date et la même contrepartie, n'en crée pas un second : ajoute ce que le nouveau apporte à la fin du fichier existant, et marque doublon.
7. Termine par trois lignes : ce que tu as rangé, ce que tu as laissé, et ce qui mérite mon attention dans ce qui s'est dit.

Tu ne supprimes jamais un fichier. Tu ne contactes personne.

Prompt 2 · préparer le point

Celui que vous utiliserez chaque semaine. La ligne 5 est celle qui pique, et celle qui rapporte le plus.

Prépare mon 1:1 avec [prénom].

Relis les transcripts de ses deux derniers points, son fichier de suivi, et ce qu'on s'est échangé par mail depuis. Puis donne-moi, en cinq lignes maximum :
1. Ce qui avait été décidé la dernière fois, et où ça en est vraiment.
2. Une question sur les avancées, précise, qui appelle autre chose qu'un oui.
3. Une question sur les blocages, formulée pour qu'il soit facile d'y répondre honnêtement.
4. Un engagement de ma part à revérifier : quelque chose que je lui avais promis.
5. Un sujet qu'on repousse depuis plus de trois points, s'il y en a un.

Pas d'introduction, pas de conclusion. Les cinq lignes, c'est tout.

Les trois erreurs qui plombent tout

  • Transcrire à moitié Si vous choisissez au cas par cas quelles réunions enregistrer, votre agent travaille sur un trou de mémoire. C'est tout ou rien.
  • Ranger à la main Trois jours, puis vous abandonnez, et le dossier devient un débarras de six cents fichiers. Tâche planifiée dès le premier jour.
  • Laisser partir un follow-up sans le lire Le brouillon est bon, il n'est pas juste. Vous validez, toujours. Le jour où vous arrêtez de relire, vous découvrirez pourquoi il fallait relire.

Transcrire des réunions, c'est traiter des données personnelles de vos équipes et de vos clients : prévenez-les, vérifiez la base légale et fixez une durée de conservation. Et sortez du dépôt partagé ce qui n'a rien à y faire : le personnel, ce qui concerne une autre société, ce qui ne doit pas circuler.

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