Réunir le dossier d'une transaction sans ressaisie
Entre le mandat et la signature, une transaction accumule des dizaines de pièces qui arrivent de partout et dans tous les formats. Les mêmes données sont écrites trois fois, et ce qui manque se découvre la semaine de la signature.
Vous vous reconnaissez ?
Si deux de ces phrases se disent chez vous, ce processus vous coûte de l'argent chaque semaine.
- Quelqu'un ressaisit les mêmes données dans le mandat, dans le compromis et dans la fiche du logiciel.
- Une pièce manque et on s'en aperçoit la semaine de la signature.
- Chaque transaction se suit dans un fil d'emails : celui qui n'y était pas ne sait pas où ça en est.
- Retrouver une pièce d'une transaction close il y a six mois prend vingt minutes.
Comment on s'y prend
On capte chaque pièce à son arrivée
Photo, PDF joint ou email : peu importe par où ça entre. La pièce est captée là où elle naît, pas quand quelqu'un a un moment pour la classer.
On les lit et on les recoupe
Les données sont extraites une fois et vérifiées contre ce que vous avez déjà. Ce qui ne concorde pas est signalé à un humain ; jamais deviné.
Le dossier se suit tout seul
Ce qui manque, qui le doit, pour quand. Et six mois plus tard, on le retrouve en dix secondes parce qu'il est classé depuis le premier jour.
Un ordre de grandeur
35 min de ressaisie par transaction × 40 transactions par mois
= 23 h par mois à écrire des données qui existaient déjà
Où on l'applique
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